Come verificare le fatture: tutti i passaggi

Come verificare le tue fatture: tutti i passaggi da effettuare
costo variabile

La fattura è il documento fiscale obbligatorio che viene redatto dal venditore, titolare di Partita Iva, per comprovare l’avvenuta cessione di beni o prestazione di servizi e il diritto a riscuoterne il prezzo. La fattura è, così, un documento fiscale obbligatorio emesso da un soggetto fiscale per dimostrare l’avvenuta cessione di beni o prestazioni.

Essendo un documento fiscale con obbligo di registrazione contabile in bilancio da parte dell’emittente, la fattura deve essere emessa in due esemplari: l’originale, che va consegnato o spedito al cliente, e la copia che deve essere conservata dall’emittente (per un periodo non inferiore a 10 anni).La fattura deve, inoltre, riportare una numerazione progressiva per anno fiscale.

È possibile emettere fatture utilizzando un sistema informatico, provvedendo alla stampa anche presso terzi o utilizzando sistemi di trasmissione telematica. È inoltre consentita l’archiviazione su supporto ottico.

Come verificare le fatture?

Ogni fattura è costituita da due pagine: La prima riporta il sunto dei dati, mentre la seconda dettaglia tutti i costi.

Prima pagina

  • Dati del contratto che riporta oltre ai codici identificativi della posizione il tipo di tariffa applicato;
  • Indirizzo al quale la fattura sarà inviata;
  • Dati dell’utente che servono per identificarlo;
  • Dati della fattura. Vengono riportati gli estremi e il periodo di fatturazione;
  • Importo della fattura e relativa data di scadenza;
  • Spazio contenente eventuali importi e fatture non pagate;

Seconda pagina

  • Dati del contratto;
  • Indirizzo di ubicazione del fatturante;
  • Dati della fattura. Vengono riportati gli estremi e il periodo di fatturazione;
  • Eventuali crediti e/o debiti residui della fattura.

Un focus sulla Fatturazione elettronica. Ecco cosa c’è da sapere

Dal primo gennaio 2019 è entrata in vigore la fattura elettronica, o e-fattura come la chiamano gli addetti ai lavori. La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa spedizione e conservazione.

La fatturazione elettronica ha di fatto cambiato in maniera radicale il modo in cui si compilano, si inviano, si ricevono e si conservano le fatture. Il formato, denominato FatturaPA, è il tracciato con cui le fatture elettroniche devono essere prodotte. Si tratta di un flusso di dati strutturati in formato digitale con gli stessi contenuti informativi di una fattura cartacea, ma scritto in linguaggio XML, anche se chi la compila non è ovviamente tenuto a conoscere questo linguaggio.

Fino a poco tempo fa la fattura è stata compilata in diversi modi: carta e penna, macchine da scrivere, editor testuali o fogli di calcolo come word ed excel ad esempio o attraverso l’utilizzo di software di fatturazione e gestionali più o meno avanzati. Una volta compilata dal fornitore, la fattura veniva spedita al cliente via posta o via e-mail e a volte anche a mano. Il destinatario della fattura aveva l’obbligo di conservare il formato cartaceo della fattura per almeno 10 anni, questo implicava che le fatture inviate via mail dovessero essere stampate e archiviate, a norma di legge infatti, non bastava tenere salvate sul proprio pc, al massimo era consentito un salvataggio su di un supporto ottico (il vecchio cd rom).

Grazie all’avvento della fattura elettronica, oggi la fatturazione segue un percorso unico standardizzato grazie al Sistema di Interscambio (SDI) dell’Agenzia delle Entrate che prevede questo iter:

  • La fattura elettronica viene compilata tramite un software di fatturazione elettronica;
  • Viene firmata digitalmente (tramite firma elettronica qualificata) dal soggetto che emette la fattura o dal suo intermediario in modo da garantire origine e contenuto;
  • Chi emette la fattura deve inviarla al destinatario tramite il Sistema di Interscambio che, per legge, è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche emesse verso la Pubblica Amministrazione e verso i privati;
  • Dopo i controlli tecnici automatici, il Sistema di Interscambio provvede a recapitare il documento alla Pubblica Amministrazione o al soggetto privato a cui è indirizzato.

Il Sistema di Interscambio funge quindi da snodo tra gli interessati e ha il compito di verificare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi.

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