Produttività e gestione del tempo: tutti i metodi per ottimizzarle

La gestione del tempo è una skill fondamentale sul luogo di lavoro, sia che si tratti di un contesto aziendale, sia a livello individuale. Ci sono persone che sono naturalmente predisposte a gestire il tempo in maniera efficiente, mentre altre possono trovare più difficoltoso avere una gestione del tempo ottimale, caratteristica che può influire negativamente sulla produttività. In ogni caso ci sono tecniche che possono essere apprese e messe in atto per aumentare la produttività in un contesto aziendale. 

Gli aspetti fondamentali

Quando si parla di produttività e di gestione del tempo ci sono diversi aspetti che devono essere necessariamente presi in considerazione:

• Il primo di questi è l’individuazione e la gestione delle priorità. Per affrontare con efficienza questo punto è d’obbligo definire con precisione i propri obiettivi;
• Il secondo punto è l’organizzazione del lavoro. Una volta individuati i propri obiettivi e le proprie priorità bisogna organizzare l’agenda di lavoro, sia individuale sia collettiva. Il lavoro qui è quello di definire con puntualità la divisione dei compiti a livello aziendale;
• Il terzo punto, forse il più complesso, riguarda la gestione del tempo e delle risorse. Solo allocando una determinata quantità di tempo a una determinata risorsa si ha una gestione del tempo davvero efficiente;
• Il quarto punto è il rispetto delle scadenze: verrà naturale rispettarle se si sono seguiti con efficienza i punti precedenti. 

I metodi per l’aumento della produttività

Nei paragrafi precedenti abbiamo visto come sia fondamentale aumentare la produttività a livello aziendale, qui di seguito vediamo i diversi metodi che possono aiutarci a raggiungere questo obiettivo. Per semplicità e facilità di lettura abbiamo diviso i diversi metodi a seconda degli obiettivi che si desidera raggiungere: gestione delle priorità, organizzazione del lavoro e gestione del tempo

La gestione delle priorità: metodi per aumentarne la produttività

Questi metodi sono applicabili a qualunque aspetto della vita quotidiana non solo in contesti aziendali. Si tratta, infatti, di tecniche che, una volta imparate e assimilate, potrete applicare in svariati ambiti.

La prima cosa da fare è distinguere tra cosa è urgente e cosa è importante, in modo da non perdere tempo in attività non indispensabili e concentrarsi, invece, sugli obiettivi da raggiungere. Ci sono diverse tecniche che ci aiutano a classificare le nostre priorità:

• Metodo MoSCoW: dall’inglese must, should, could,want, ovvero devo, dovrei, potrei e voglio. Basta semplicemente classificare le nostre attività secondo questi parametri e in un attimo saremo in grado di dare priorità ai compiti più impellenti per poi passare a quelli meno urgenti

• Matrice di Eisenhower: l’ex presidente americano ci viene in aiuto con questo sistema per gestire efficacemente il proprio tempo. Si tratta qui di suddividere i nostri impegni di lavoro in quattro categorie: importante urgente, importante non urgente, urgente non importante, non urgente non importante

Organizzazione del lavoro

L’organizzazione del lavoro è di particolare importanza quando si tratta di compiti complessi che riguardano un insieme di persone che lavorano in vista di un obiettivo comune. Ci sono diversi metodi che possono aiutare ad un’ottimizzazione della produttività del lavoro:

• Metodo Toyota: cosa rende più l’idea di efficienza di una fabbrica giapponese? Basta avere una lavagna e dei Post-it su cui indicare le attività che devono essere svolte e il loro progresso

• Metodo GTD, ovvero getting things done. Questo metodo è utile quando si è all’inizio di un progetto complesso, aiutandoti a mettere ordine. Inserisci difficoltà, idee e compiti in una griglia e il solo fatto di visualizzarle ti aiuterà a fare ordine e a affrontare il tuo progetto con la giusta grinta

Gestione del tempo

Da ‘chi dorme non piglia pesci’ a ‘il mattino ha l’oro in bocca’ sono tanti gli adagi popolari che suggeriscono che il problema della gestione del tempo ha travalicato le generazioni per arrivare fino a noi. Oggi noi, a differenza dei nostri nonni possiamo utilizzare diverse tecniche che ci permettono di ottimizzare la nostra gestione del tempo:

• Metodo del pomodoro: redigi un elenco di tutti i compiti che devi svolgere in ordine di priorità e imposta il timer (non importa se il tuo è quello del cellulare e non è a forma di pomodoro) a 25 minuti. Adesso concentrati e non concederti nessuna distrazione fino a che non lo sentirai suonare. Una volta finito il tempo, e il compito che hai svolto, concediti una pausa di 5 minuti prima di iniziare il successivo

• To do list: uno dei metodi più usati. Compila una lista con le attività che devi svolgere dalla più alla meno urgente, definisci un tempo massimo per ogni attività e il gioco è fatto! 

Gestione del tempo e Utility Manager

Se queste tecniche non fossero sufficienti a raggiungere il livello di produttività aziendale a cui ambite, vi suggeriamo di rivolgervi a un Utility Manager    che si occuperà di monitorare le fatture dei contratti di luce, gas, telefono e Internet. Arruolando un Utility Manager nel vostro team di lavoro, sarete quindi in grado, da un lato di risparmiare su tutte le utenze e, dall’altro, di liberare quelle risorse impiegate nel controllo delle bollette e nella verifica delle fatture, affidando il tutto a un vero e proprio esperto del settore. L’Utility Manager è un professionista che aiuta la tua azienda a districarsi nel complesso mondo delle utilities, facendo risparmiare tempo e denaro e aumentando la produttività aziendale.