Affrontiamo l’annosa questione per ogni azienda relativa ai costi di gestione. Per gestire un’attività commerciale in modo redditizio nell’odierno mercato globale, caratterizzato da una competizione serrata è altamente consigliato effettuare ciclicamente l’analisi dei costi di gestione di un’impresa. Questo perché l’analisi dei costi di gestione fornisce una panoramica chiara sulla situazione economica di un’attività evidenziandone i costi eccessivi e gli sprechi, permettendo, così, di ridurli nel minor tempo possibile.
Per fare in modo che il controllo dei costi di gestione di un’azienda sia efficace, garantendo davvero dei buoni risultati nel breve e nel lungo periodo, è necessario che questo venga fatto prendendo in considerazione una serie di direttive specifiche che ora andremo ad analizzare insieme. Tenendo bene a mente che un’analisi dei costi di gestione viziata può rivelarsi poco efficace.
Identificare le spese in maniera oculata: costi di gestione cosa sono
Per prima cosa è necessario identificare tutte le spese sostenute da un’azienda, da un’impresa o da un’attività durante un periodo di tempo prestabilito: un anno, due anni o un lustro. Per ottenere una stima corretta è importante suddividere i costi di gestione della società che non producono profitti reali: produzione, acquisto, finanziamento, vendite, marketing, ricerca e sviluppo. Facciamo tutto questo partendo dai costi fissi: personale, apparecchiature, macchinari ed i costi sui quali è possibile risparmiare. In secondo luogo analizziamo i contratti di fornitura, gli affitti, i costi variabili e le materie prime.
Fissare degli obiettivi specifici
Dopo aver acquisito un quadro preciso ed efficace sui costi di gestione di un’azienda è necessario individuare quali sono gli elementi in grado di offrire un risparmio effettivo, considerando i diversi reparti aziendali e procedendo per obiettivi specifici: se ad esempio, un’attività, o meglio i suoi dirigenti si rendono conto che operare in una determinata regione è troppo dispendioso a livello economico, è bene rivalutare il business plan ed eventualmente cambiare rotta indirizzando le risorse in regioni più remunerative o meno onerose. In questo modo è possibile abbattere gli sprechi ed aumentare i guadagni.
Chiedere il parere di dipendenti e collaboratori
Per far sì che l’analisi dei costi aziendali sia quanto più aderente alla realtà, è bene interpellare tutti quei soggetti che fanno parte attivamente dell’attività, come i dipendenti e i collaboratori che ogni giorno si trovano alle prese con le attività di business in maniera diretta. Questo perché attraverso la loro esperienza e testimonianza è possibile individuare i punti di debolezza dei precedenti piani aziendali e correggerli cercando di aumentare i profitti.
Individuare le possibilità di risparmio
Se lo scopo principale è quello di limitare le uscite, è bene focalizzare l’attenzione su tutti i costi sui quali è possibile risparmiare: a prescindere dal fatto che si tratti di spese sbagliate, sconti mancanti o sprechi di altro genere. Solo in questo modo è possibile trovare delle misure correttive per limitare o ridurre lo sforzo economico. Un esempio concreto può essere quello di chiedere ai fornitori ordini più grandi e scontati, al posto di ordini più piccoli e costosi.
Apportare delle modifiche ai costi di gestione
Il modo più semplice per attuare una riduzione delle spese efficace e duratura, è certamente quello di intervenire su i seguenti costi:
- Costi per il personale: esternalizzare le attività non essenziali, investire in nuove tecnologie per sostituire determinati processi manuali, rivolgersi a liberi professionisti o a dipendenti part-time;
- Costi di acquisto: cercare fornitori più economici, fare grandi ordini su cui è possibile ottenere buoni sconti piuttosto che fare piccoli ordini a prezzo pieno;
- Costi di produzione: identificare le aree in cui è possibile utilizzare componenti standard ed eliminare i componenti personalizzati, trovare sistemi più efficienti rispetto a quelli utilizzati;
- Costi di locazione: chiedere ai dipendenti non indispensabili di lavorare da casa per ridurre la grandezza dell’ufficio, considerare le offerte dei coworking, installare dispositivi per il risparmio energetico;
- Costi di comunicazione: scrivere al pubblico tramite mail invece che utilizzando la posta tradizionale, cercare offerte telefoniche con la formula all inclusive.
Affidarsi a un consulente
Ingaggiare un consulente esterno per effettuare un controllo dei costi preciso e scrupoloso può rivelarsi una scelta vincente per migliorare e ridurre gli sprechi. Questo perché un consulente esterno e specializzato nella gestione dei costi aziendali è in grado di offrire un punto di vista differente, oggettivo e soprattutto libero dagli interessi aziendali.
Prendere in considerazione i rischi di una riduzione dei costi
Quando si effettua un taglio delle spese il benessere economico di un’attività migliora sensibilmente, ma possono sorgere altri problemi. Se, per esempio, il taglio delle spese viene fatto diminuendo lo stipendio dei dipendenti è probabile che questi possano diminuire la qualità del loro servizio causando l’insoddisfazione della clientela. Prima di ridurre qualunque costo, è quindi bene accertarsi di non procurare più danni che benefici all’impresa.
